Как правильно оформить уничтожение архивной документации фирмы?

Первичная бухгалтерская документация фирмы — отличный источник сведений для проверяющих, которые намерены доказать неправомерность действий директора фирмы. Самый простой способ закрыть этот источник — уничтожить «неудобные» документы. Как это сделать, не нарушая закон?

«&» уже рассматривал нюансы архивирования первичной документации фирмы с целью минимизации последствий «эффекта внезапности» при проведении внеплановой проверки. Однако практика показывает: нередко возникает необходимость и в уничтожении документов, касающихся деятельности фирмы.

Почему именно уничтожать? Да потому, что наиболее неудобная для руководства предприятия особенность первичной бухгалтерской документации — ее доказательная сила. Именно поэтому многие директора фирм на основании Закона Украины «О Национальном архивном фонде и архивных учреждениях» от 24.12.1993 г. стали архивировать в юридических или аудиторских фирмах свои документы на случай планового и (тем более) внепланового «наскока» со стороны контролирующих органов. Отметим также, что данный метод позволяет защитить фирму и на случай конфликта с сотрудником, имеющим возможность снять копии или просто похитить документы, компрометирующие руководство (деятельность) фирмы.

Однако со временем оказывается, что бухгалтерских документов заархивировано слишком много (за архивное хранение нужно платить, и это для некоторых фирм может оказаться довольно весомой статьей расходов). К тому же значительную их часть необходимо просто уничтожить на случай «комплексного» и пристрастного подхода контролеров к проверке деятельности предприятия, скажем, за пяти-шестилетний период ее существования. И в этой ситуации документы оказывается целесообразнее уничтожить, нежели продолжать хранить в архиве.
Правила уничтожения

Основным нормативным документом, определяющим сроки хранения документов при отборе их для размещения в Национальном архивном фонде и для уничтожения является «Перечень типовых документов, создаваемых в деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения документов» (утв. приказом Главного архивного управления при КМУ №41 от 20.07.98 г.). Предусмотренная в нем процедура уничтожения бухгалтерских документов сводится к следующему:

1. Бухгалтерская документация уничтожается минимум после 3-х лет хранения (с 01.01.2001 г. можно уничтожать документы, датированные 1997 годом включительно).

2. Бухгалтерские документы можно уничтожать только после завершения проверки государственными налоговыми органами по вопросам соблюдения налогового законодательства.

3. Акт на уничтожение документов временного хранения (заверяется печатью Государственного архива) считается действительным только после согласования сроков хранения документов и правильности их отбора с экспертно-проверочной комиссией Государственного архива.

4. Отобранные к уничтожению документы передаются в организации по заготовке вторичного сырья. Передача документов оформляется приемо-сдаточными накладными. Впрочем, назначенные к ликвидации документы также могут быть уничтожены путем «сжигания или пропускания через бумагорезальную машину». При этом условия уничтожения должны быть отражены в акте и заверены подписями лиц, которые производили уничтожение.

Необходимо отметить, что Перечень запрещает уничтожение документов, если не завершены все споры и финансовые разногласия между организациями, а также при возбуждении следственных и судебных дел.

Технология уничтожения

Если ликвидацию документов одобряет Госархив, то отбирает документы для такого уничтожения экспертная комиссия предприятия, состоящая из четырех человек во главе с главбухом или замдиректора фирмы (обязательность создания «ликвидационного» подразделения на предприятии, которое намерено организовать уничтожение «лишней» документации, предусмотрена в приказе Главархива №9 от 13.03.1996 г.). Отметим сразу: комиссия не может назначить к ликвидации любой документ по своему разумения. Так, в соответствии с Типовым положением, утвержденным приказом Главархива №9, экспертная комиссия предприятия обязана учитывать следующие моменты.

Во-первых, уничтожению не подлежат дела постоянного хранения. Иными словами — основная документация фирмы (положения, уставы, сводные планы, отчеты, доклады, обзоры). Во-вторых существуют т. н. документы долговременного хранения (10 лет) и дела по личному составу фирмы (приказы по предприятию, личные карточки, книги учета личного состава, ведомости начисления заработной платы). Таким образом, уничтожать можно лишь документы временного хранения, определенные к уничтожению решением соответствующей комиссии. К таковым относятся, как правило, бухгалтерская документация — Главная книга, журналы-ордера, оборотные ведомости, кассовые книги, первичные документы и приложения к ним, фиксирующие факт выполнения хозяйственных операций и являющиеся основанием для бухгалтерских и налоговых записей.