Относительно сроков хранения документации предприятия.

Наверняка вы неоднократно сталкивались с тем, что на Вашем предприятии проводились разного рода документальные проверки, и требовались те или иные документы. С вступлением в силу Закона «О порядке погашения обязательств налогоплательщиков перед бюджетами и государственными целевыми фондами» срок пересмотра налоговых обязательств в общих случаях уменьшился до 3 лет, поэтому возросло значение своевременных и правильных налоговых проверок, а также правильного хранения и правильного уничтожения первичных документов. Мы бы хотели Вам напомнить основные рекомендации по работе с документами на предприятиях.

Вопросы оформления и хранения документации предприятия, в том числе так называемых «первичных» документов, на которых строится бухгалтерский и налоговый учет предприятия, регламентируется Законом «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности», Положением о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденным Приказом МФУ от 24.05.95г. №88, Постановлением КМУ от 17 октября 1997 г. № 1153 «Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, других центральных органах исполнительной власти, Совете министров Автономной Республики Крым, местных органах исполнительной власти», а также весьма объемным документом — Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения документов, утвержденным приказом Главного архивного управления при Кабинете Министров Украины от 20.07.98г. №41. Ввиду того, что разные документы имеют разный срок хранения, от буквально одного месяца до десятков лет, охватить их в одной консультации не представляется возможным. Однако некоторые общие рекомендации мы предоставить можем.

Согласно пункту 6 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, первичные документы и учетные регистры, прошедшие обработку, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат обязательной передаче в архив предприятия. До передачи в архив предприятия они должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрытых шкафах под ответственность лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Порядок хранения первичных и исходящих документов на машиносчитываемых носителях определяется указаниями по организации бухгалтерского учета с использованием вычислительной техники. Первичные документы текущего месяца, прошедшие обработку ручным способом и относящиеся к соответствующему учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке, нумеруются, переплетаются и сопровождаются справкой для архива предприятия.

На предприятии должна быть разработана номенклатура дел с указанием сроков хранения в соответствии с действующим законодательством. Для отбора документов на хранение, к уничтожению — создается постоянно действующая экспертная комиссия. Председателем этой комиссии должен быть один из заместителей директора или главный бухгалтер. В состав комиссии входят работники предприятия, хорошо знающие состав документации. В комиссию обязательно входит лицо, ответственное за архив или за текущее хранение документов, а также работник государственного архива. Комиссия также рассматривает описи на дела постоянного хранения, подлежащие передаче в государственный архив, описи на дела временного хранения и по личному составу.

Сроки хранения документов на предприятии определены в Перечне типовых документов, образующихся в деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения документов, утвержденным приказом Главного архивного управления при Кабинете Министров Украины от 20.07.98г. №41 (далее по тексту «Перечень»), с изменениями и дополнениями. Перечень является основным документом, как по определению сроков хранения, так и по отбору для включения в состав Национального архивного фонда Украины (НАФУ) или для их уничтожения. Перечень подлежит использованию всеми учреждениями, организациями и предприятиями независимо от формы собственности. Хотим обратить Ваше внимание на то, что исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, который идет за годом завершения их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, завершенных делопроизводством в 1999 году, начинается с 1 января 2000 года (п. 2.9 Перечня). Сроки хранения документов, определенные Перечнем, нельзя сокращать.

В случае утери, уничтожения или порчи первичных документов, учетных регистров и отчетов руководитель предприятия письменно сообщает об этом правоохранительные органы и приказом назначает комиссию для установления перечня отсутствующих документов и расследования причин их пропажи или уничтожения. Если пропавшие документы относились к подтверждающим документам валовых расходов, такие документы следует немедленно восстановить. Законом «О налогообложении прибыли предприятий» (пп. 5.3.9 ст.5) установлено, что в состав валовых расходов не включаются любые затраты, не подтвержденные соответствующими расчетными, платежными и иными документами, обязательность ведения и хранения которых предусмотрена правилами ведения налогового учета.

Уничтожению подлежат документы временного (не постоянного) хранения, не имеющие научной и практической ценности. Уничтожение документов временного хранения производится на основании актов, которые должны согласовываться с экспертно-проверяющей комиссией соответствующих архивных учреждений (п.3.5 Перечня).

В г. Одессе действует сеть архивных учреждений, которые выполняют на договорных условиях работы и услуги для предприятий:

• архивные подразделения при райадминистрациях;
• Одесский городской архив, ул. Греческая, 35, тел. 22 18 94;
• Государственный архив Одесской области, ул. Жуковского,18, тел. 25 12 19.

Перечнем установлено, что уничтожение документов без предварительного утверждения описи дел постоянного хранения, а также нарушения установленных Перечнем сроков хранения документов является незаконным, и влечет за собой ответственность согласно действующему законодательству.

Отобранные к уничтожению и включенные в соответствующие акты документы передаются организациям, занимающимся заготовкой вторсырья. Передача документов оформляется приемо-сдаточными накладными. (П. 3.7 Перечня). Хотим отметить, что за непередачу отобранных к уничтожению документов в организации, занимающиеся заготовкой вторсырья, финансовые санкции вышеуказанным Перечнем не предусмотрены, а Госкомархив комментирует, что их можно сжигать, делая соответствующую отметку в акте.

Обращаем Ваше внимание на то, что многие бухгалтерские документы подлежат уничтожению (передаче в НАФУ) с учетом сроков хранения при условии завершения проверки их государственными налоговыми органами по вопросам соблюдения налогового законодательства, а для бюджетных учреждений и организаций, а также для хозрасчетных предприятий и организаций, которые находятся в сфере управления министерств, других центральных органов исполнительной власти, — ревизии. В случае возникновения споров, следственных и судебных дел — хранятся до принятия окончательного решения. К таким документам относятся документы, указанные в статьях Перечня: 288, 315, 321, 322, 325, 326, 330, 342, 345, 800, 1111, 1112, 1115, 1118, 1197, 1199, 1204, 1208, 1425. Приводим основные из них, как на наш взгляд, касающиеся деятельности предприятий, независимо от формы собственности:

Хотим обратить Ваше внимание на сроки хранения документов по личному составу. К ним относятся приказы, личные карточки рабочих и служащих, книги учета личного состава, лицевые счета начисления заработной платы рабочим и служащим и др. Эти документы имеют длительные сроки хранения, так как являются основанием для выдачи справок о трудовом стаже, заработной плате и др. Они хранятся на предприятии 75 лет. Срок хранения документов по личному составу равен разнице между 75 годами и возрастом лица на момент завершения дела. Другими словами, к примеру, лицевой счет работника, открытый ему в возрасте 20 лет, хранится 55 лет (75-20). Следовательно, ежегодно из мест хранения должны изыматься лицевые счета работников, достигших возраста 75 лет (п. 2.9 Перечня).

Кроме этого хотим обратить внимание на приведенные в Перечне сроки хранения некоторых документов: «Пока существует необходимость». Это означает, что документ имеет продолжительное практическое значение. Срок хранения в таком случае определяется самим предприятием. К таким документам в частности относятся:

Из-за большого количества наименований (2293) документов нами не приводится весь список документов, указанный в Перечне типовых документов, образующихся в деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения документов, утвержденным приказом Главного архивного управления при Кабинете Министров Украины от 20.07.98 г. №41.